7月30日16时02分,湖北销售宜昌分公司茂源站的便利店经理赵燕打开了大零管系统,按照非油商品盘点步骤,将商品数据导入。16时10分,顺利完成站内219种商品的盘点。

  “不超过10分钟完成非油系统盘点,在我们站已经实现。”与茂源站一样,宜昌销售其他站点的非油系统盘点也均可在10分钟内完成,这种速度在以前,想都不敢想。

  慢!盘点煎熬两小时

  “过去,非油商品盘点的那一天,是一个月中我最紧张的日子。”大公桥站的尹贵芳回忆起在绿萝路站担任便利店主管期间的工作,繁忙、紧张的情景历历在目。绿萝路站有430多种商品,每月盘点之前,尹贵芳拿着8张A4大小的纸,一一与便利店内的商品对照。

  “这项工作必须得做细做实,如果实物与系统数量对不上,必须找出具体原因,不然下一步无法推进,也会影响下一个月数据。”

  而实物盘点却只是盘点工作中的一部分,真正令综合管理岗、便利店经理紧张的却是系统导入数据。像绿萝路、大公桥这样的站点,商品种类均在400种以上,按照以前的操作方法,员工现场实物盘点完毕,核对账目一致之后,再分商品种类一个个在系统中输入数据,至少需要两个小时。如果系统生成的统计数据与输入系统中的数据核对一致,该月的非油盘点就可以胜利结束了;如果发生错误,则需要重新核对,盘点的时间将会无限延长。

  “在盘点期间,站里是不能过机销售的,否则盘点会出现错误。”港窑路站便利店经理沈建梅介绍。原来,为了保持非油商品在系统和实物之间的数据一致,每逢盘点,加油站都会停止过机销售,这个时间段卖出的商品往往选择集中过机,顾客不能第一时间拿到发票。

  快!基层呼声有回应

  怎样在非油盘点方面探索出一个省时省力的方法,压缩盘点时间,提升工作效率,减轻基层工作压力?分公司领导到挂点加油站调研时,70%的站点提出:“非油盘点耗费时间长,建议优化流程。”机关管理人员也说:“如果一座加油站非油盘点发生错误,将会影响整个工作。”

  员工有呼声,公司有应声。在周例会上分公司专项安排非油盘点优化流程探索工作。几经探索,却没有找到合适的途径。

  宜昌分公司第一时间向非油品销售分公司提出非油盘点流程优化的想法。很快,非油品销售分公司下发了非油商品盘点优化流程。为了确保优化之后的流程在加油站顺利推广,宜昌销售选取拥有400种以上商品类型的绿萝路站和拥有300种商品的月光站作为试点站。

  两座加油站便利店经理按照流程操作,10分钟内全部完成非油系统盘点工作。随后,宜昌分公司将这种方法运用到其他站点。快速、简单的操作方式赢得基层人员的阵阵叫好。

  仅仅按照流程就能提高效率?东山开发区站的杨萍说:“能够成功运用这种操作方法,得益于站里非油商品账实相符。"

  准!一键盘点增信心

  看似神秘的“一键盘点”,其实是建立在宜昌分公司账实相符,账账相符的基础上。分公司财务融合系统与业务HOS系统账账一致,业务HOS系统与加油站零管系统账实相符,库存金额零差异运行中。

  交班期间,常见员工拿着商品清单现场点货的情景。“准确清点商品是员工的必修课。”加油站有了新员工,非油业务培训被纳入加油站级培训的主要内容。

  7月30日晚11时至7月31日早上7点,非油业务部和财务部灯火通明,两个部门的人员正在收集整理60多座在营站点的非油盘点表,一一核对数据是否正确。“我们要在早上7时之前完成工作,确保加油站第一时间过机销售。”非油品账实相符的另一个原因就是加油站销售商品之后第一时间过机。为了做好这项工作,分公司利用综合大检查、稽查等方式每日抽查不同站点的商品过机情况,确保销售与库存数据一致。另外,非油业务部梁小静介绍,每一批商品到站后,都会第一时间审核入库,这样才能保证加油站正常过机销售。

  “按照这个流程操作,节约的是时间,带来的是我们做好非油业务的信心。”月光站便利店主管李丰双说。

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